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Dokumentenmanagement und Archivierung

cargo support [archiv] ist ein von Octet Works entwickeltes Modul für die Speditionssoftware cargo support [dispo] der cargo support GmbH &Co. KG.

Es ist ein eng an die Hauptsoftware angebundenes Dokumentenmanagementsystem für die Archivierung von Dokumenten in elektronischer Form. Dokumente auf Papier lassen sich einfach per Scanner in elektronische Form umwandeln.

cargo support [archiv] wird in Lizenz direkt durch cargo support vertrieben.
Hintergrund | Features | Benefit | Technischer Überblick

Hintergrund

Nicht zuletzt seit der Diplomarbeit des Mitgründers Jan Hennig zu verteilten Datenarchivierungssystemen verfolgen wir das Gebiet Archivierung intensiv. cargo support [archiv] basiert im Kern auf den Konzepten der in der Diplomarbeit entwickelten VDAS-Technologie, wurde aber inzwischen in einer moderneren Programmiersprache umgesetzt.

Dabei liegt ein Hauptaugenmerk auf der nahtlosen Integration in die Arbeitsabläufe, sprich: Die Software arbeitet angepaßt an die Situation beim Kunden.

Features

Anders als einige andere Dokumentenmanagementprogramme kann cargo support [archiv] mit digitalen Dokumenten jeglicher Art umgehen.

Je nach Anforderung kann sowohl mit Einzelplatzscannern als auch mit Massenscannern, mit Bildern wie mit beliebigen Office-Dokumenten, mit Strichcodeerkennung wie auch mit individueller Kategorieneinteilung gearbeitet werden.

Sie können dabei Fremdbelege, wie Rechnungen und Frachtbriefe, mit einem Scanner einlesen und mit den Vorgängen in der Speditionssoftware direkt verknüpfen. Ebenso können beliebige Dateien wie Word- oder Excel-Dokumente zu den einzelnen Vorgängen angehängt werden. Die komplette Integration ermöglicht eine bequeme Bedienung und unterstützt Sie beim schnellen Wiederfinden archivierter und verknüpfter Dokumente. Natürlich lassen sich die aus cargo support heraus ausgedruckte Dokumente direkt und automatisch in das Archiv überführen.

Zu jedem Dokument lassen sich nützliche Angaben, wie der Lager- bzw. Standort des Originals und freie Kommentare hinterlegen. Angaben zu Dateigröße und dem ursprünglichen Dateinamen werden vom System automatisch mit erfaßt. Archivierte Dokumente lassen sich auch nachträglich noch den cargo support-eigenen Datentypen zuordnen. Prüfsummenverfahren stellen die Integrität der wieder ausgelieferten Dokumente sicher.

Dokumente können in mehreren Revisionen im Archiv abgelegt werden. So läßt sich z.B. der Weg eines Dokumentes, das durch mehrere Hände geht und dabei unterschrieben wird, auch in der Archivierung direkt nachvollziehen.

Mit einem Strichcode versehen können Dokumente eindeutig klassifiziert und nach dem Scannen automatisch dem korrekten Vorgang in cargo support zugeordnet werden.

Benefit

cargo support [archiv] bietet Ihnen eine aktuelle, vollständige und jederzeit verfügbare Informationsbasis an allen Arbeitsplätzen.

Scannen Sie Papierdokumente ein, vermerken Sie den Ablageort des Originals und weitere freie Bemerkungen dazu und finden Sie im Alltag die Dokumente mit einer einfachen Archivsuche schnell wieder. Sprich: Vereinfachen Sie Ihren Arbeitsalltag.

Einmal eingescannte Dokumente sind direkt im Zugriff und brauchen z.B. nicht mehr mühsam aus einer Laufakte besorgt und kopiert werden, sondern können direkt eingesehen und bei Bedarf per Fax oder Email versendet oder erneut ausgedruckt werden.

Gerade in einer Spedition sind sehr viele Dokumente in Papierform unterwegs. Wenn die Arbeit den Mitarbeitern also hier erleichtert und beschleunigt wird, wirkt sich das direkt positiv auf die Arbeitsleistung aus.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte direkt an cargo support: Rufen Sie einfach unter +49 (0)911 / 274142-0 an und vereinbaren Sie einen passenden Termin.

Technischer Überblick

cargo support [archiv] ist selbst modular aufgebaut und läßt sich fein untergliedert einrichten. Es kann so leicht an individuelle Bedürfnisse angepasst und erweitert werden. Besondere Anknüpfungspunkte sowie Austauschmöglichkeiten gibt es bei den Datenquellen, den Datenspeichern und der Strichcodeerkennung.

Datenquellen

An Datenquellen gib es derzeit

  • Einscannen von Dokumenten mit Hilfe eines TWAIN-kompatiblen Scanners, sowohl in einem vordefinierten Standardscanverfahren ohne weitere Benutzerinteraktion als auch benutzerdefiniert je Einzelscan.
  • Einscannen von Dokumenten mit Hilfe eines Scanners der Sceye-Scannerfamilie des Herstellers SilverCreations Software AG. Scanverfahren wie vor.
  • Einlesen von vorhandenen Dateien aus dem Dateisystem, sowohl als Einzel- wie auch als Massenimport ganzer Verzeichnisse. Beim Massenimport lassen sich zudem bildhafte Dokumente über Dateigrenzen hinweg mit passenden Strichcodes automatisch zusammenfügen.

Datenspeicher

An Datenspeichern und -anbindungen gibt es derzeit

  • Ablage im Dateisystem
  • Ablage direkt in der MySQL-Datenbank

Auf Kundenwunsch ließen sich auch weitere Anbindungen leicht realisieren, wie z.B. an ein externes Archivierungssystem eines Drittanbieters, wenn dieses eine geeignete Schnittstelle bietet. Eine enge Integration in cargo support würde dadurch ermöglicht werden.

Bei Bedarf wenden Sie sich bitte direkt an cargo support: Rufen Sie einfach unter +49 (0)911 / 274142-0 an und besprechen Ihr Anliegen.

Strichcodeerkennung (Barcode-Erkennung)

Mit Strichcodes lassen sich Dokumente leicht wiedererkennen.

Ein aus cargo support ausgedrucktes Dokument, das vom Kunden unterzeichnet wird, kann so beim Einscannen nach dessen Rückkehr vom Kunden direkt und ohne weiteres Zutun dem jeweiligen Vorgang zugeordnet werden.

Man kann auch mit einem Labeldrucker aus cargo support Etiketten ausdrucken, die dann auf Fremdbelege aufgeklebt werden, um sie später in einem Rutsch mit Hilfe eines Massenscanners einzulesen und über den Strichcode auf dem Etikett dem zugehörigen Vorgang zuordnen zu lassen.

Derzeit gibt es an Erkennungsbibliotheken

  • Die 1D-Strichcodeerkennung in Bilddaten auf Basis des VintaSoftBarcode.Net SDK
  • (abgekündigt) Die 1D-Strichcodeerkennung in Bilddaten auf Basis der INBarcodeOCR DLL-Strichcodeerkennung ist abgekündigt und wird nicht weiter vertrieben.

Auf Anfrage ließen sich weitere Erkennungen leicht zufügen, z.B. für 2D-Strichcodes.